WorkFlow

 

Esta Webpart é utilizada para criação de WorkFlows (formulário com fluxo de etapas) personalizadas.

Conforme modelos abaixo, o módulo apresenta duas visões das solicitações, a visão padrão onde os Itens de Workflow são listados na Webpart, conforme imagem abaixo.

E a visão de Kanban, onde os itens são exibidos conforme Raias e/ou Etapas correspondentes no fluxo do Workflow, basta selecionar o botão "Alterar Visão" para a mesma exibida no módulo;

 

Cadastro de Workflow

Além das informações básicas para cadastro de Webpart, precisamos definir algumas configurações para sua utilização:

 

 

Conforme imagens acima, primeiramente o processo de cadastro é inicializado com preenchimento dos campos "Nome e Cabeçalho, Tipo de Numeração e Numeração Corrente", a seguir veremos a forma de configuração das abas "Grupos de Campos - Definição de Campos - Etapas - Etapa Detalhamento - Customização de Layout - e Regras":

 

Aba Grupos de Campos

• Aba responsável pela definição dos grupos de campos do formulário a ser criado.
  Para cadastrar um grupo de campos basta informar o título do grupo no campo "Nome";

Observe que o Layout do Workflow poderá ser configurado inicialmente nesta aba, por meio da definição do Agrupamento de campos em colunas para exibição dos dados configurados no formulário, sendo possível dividir o agrupamento em até 3 colunas, conforme tela de cadastro. Além disso, também é possível ocultar o nome do campo por meio da seleção/marcação da coluna "Inibir Nome";

 

Na visualização do formulário, o exemplo de abaixo com 2 colunas configuradas para o campo Agrupamento de Campos demonstra a praticidade na montagem e visualização dos dados na tela;

 

Aba Definição de Campos

• Aba responsável pela definição dos campos do formulário de cada Grupo, mais detalhes a seguir:

• Grupo: Determina um grupo para os campos a serem cadastrados no formulário;

• Nome: Determina um nome para o campo do formulário;
• Exibe na Listagem: Define se o campo será exibido na listagem ou não;
  
                   
  
  
• Exibe na Pesquisa Avançada: Define se o campo será exibido/utilizado na pesquisa avançada;
  
  
• Tipo de Dado:  Determina o tipo de dados que serão recebidos no campo do formulário:

• • Texto: Define o campo para texto curto;
  • Texto de Varias Linhas: Define o campo para texto longo/mensagem;
  • Número;
  • Data: Define o tipo campo para preenchimento de Data;
  • Opções - Seleção Simples;
  • E-mail: Define o tipo campo para preenchimento de e-mail;
  • Opções - Seleção Múltipla;
  • Anexo: Define o tipo campo para carregamento/upload de arquivos;
  • Texto Explicativo: Campos de Título/Texto e Imagem para montagem dos formulários, onde é possível cadastrar texto com formatação e imagem no formulário de Workflow;
    
    
    
                                                                                    *Exemplo de visualização no formulário
    
    
    
  • Fonte de Dados - Seleção Simples: Campo com consulta de dados manuais ou busca SQL para montagem de listas, define a Fonte de dados na forma de consulta simples;
    
    
  • Fonte de Dados - Seleção Múltipla: Campo com consulta de dados manuais ou busca SQL para montagem de listas, define a Fonte de dados na forma de consulta múltipla;
    
    
    
    *É  importante lembrar que as fontes de dados exibidas na seleção dos campos são cadastradas previamente no módulo Administração >> Conteúdo Geral >> Fonte de dados;
    
    
  • Anexo Múltiplo: Define o tipo de campo para carregamento/upload de vários arquivos;
    
    
  • Hora: Define o tipo de campo para preenchimento de Hora;
    
    
• Limite Caracteres:  Limita a quantidade de caracteres do campo do formulário.

 

Etapas

• Define as etapas de do fluxo de aprovação do WorkFlow.

• Nome: Define o nome da etapa;
• Status: Define o texto apresentado no status do WorkFlow;

• Texto Introdução: 

• Texto Confirmação:

• Permite Definir Responsável: Habilita definir um responsável especifico para aprovação da etapa

 

Etapa Detalhamento

•   Aba responsável pela moderação e configuração dos campos e respectivas etapas relacionadas, mais detalhes a seguir:

• Selecionar Etapa: Seleciona a etapa do workflow que deseja editar;
• Selecione a Configuração da Etapa: Selecione os detalhes da etapa que deseja editar 

                 

• • Editar campos: Permite definir as ações de edição de cada campo do formulário em cada etapa do workflow;
    • Visualização: Determina que será possível apenas visualizar o campo nesta etapa;
    • Oculto: Determina que o campo não será visualizado nesta etapa;
    • Edição: Determina que o campo pode ser editado nesta etapa.

Exemplo de edição de campos >> ação visualização

 

• • Editar usuários de Edição: Permite a configuração dos usuários e grupos que terão permissão para editar a etapa selecionada. 

Exemplo de tela editando usuários de edição

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  • Editar Usuário de Visualização: Permite a configuração dos usuários e grupos que terão permissão para visualizar o fluxo da etapa selecionada.

Exemplo de tela editando usuários de visualização

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• • Editar Notificações: Permite definir usuários que receberão notificação das atualizações de status do workflow;
    
    
    
    
    • Notificar solicitante;
    • Notificar responsáveis;
    • Notificar os seguintes e-mails em preenchimentos deste formulário: Para adicionar outros emails basta informar o nome do responsável no campo "Nome" e o respectivo e-mail para contato no campo "E-mail", em seguida selecione o botão "Incluir E-mail" para adicionar o contato à listagem;

 

Aba Customização Layout

•   Aba responsável pela personalização de cores e formatação para "Título e Texto" dos campos do formulário, mais detalhes a seguir:

• • Selecione o campo: Define o campo a ser personalizado, selecione um campo (ou pergunta) do formulário;
  • Formatação do Nome: Este campo define o nome de apresentação do campo, e permite a formatação de cor e estilo de fonte do mesmo, por meio dos recursos de estilização do editor HTML;

• • Texto Orientativo: Define o texto orientativo a ser exibido no campo do formulário, é representado pelo ícone ? ao lado do campo, o texto cadastrado será exibido ao passar o mouse pelo ícone ? conforme exemplo da imagem abaixo;
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  • Após cadastro selecione o botão Salvar para confirmar as personalizações realizadas no campo selecionado;

 

Aba Regras

Nesta área vamos fazer a definição de regras dos campos do formulário, segue exemplo a seguir.

 

 

 

Este recurso consiste na configuração de regras para o campo de preenchimento, seguindo a necessidade e fluxo de dados de cada cenário modelado no Workflow.

Por exemplo, para a Regra 1 é especificado o seguinte: Se [Campo X] Não For Preenchido Então [Invalidar o preenchimento/envio do formulário para as próximas etapas], conforme exemplo abaixo:

Após seleção da Regra, a mesma será salva e descrita conforme imagem acima. Cada parâmetro descrito na Regra precisa ser informado, por exemplo ao clicar no parâmetro "Campo X" é exibido a tela de "Seleção de Campo" para informar qual valor será utilizado no mesmo, segue print abaixo da simulação;

               

Após selecionar o valor do parâmetro, clique no botão Avançar para configurar os demais parâmetros e/ou Condições da Regra;

                       

Além de Valor dos parâmetros, é necessário selecionar a condição que será aplicada na Regra, conforme exemplo abaixo;

                     

Na sequencia, será solicitado a definição da "Formula Valor" para atender a Regra selecionada, conforme exemplo abaixo;

                     

 

No final será solicitado o cadastro da "Mensagem" a ser exibida para orientar o usuário, caso a Regra configurada não seja atendida no preenchimento do Formulário;

                     

Posteriormente ainda será solicitado que informe em quais etapas a Regra será aplicada/considerada, conforme simulação abaixo;

                             

 

Após revisar todos parâmetros correspondentes na Regra, salve as alterações no botão "Atualizar";

Exemplo de Regra 1 com todos os parâmetros configurados

Na simulação da Regra acima, se o campo [nome completo] não for preenchido, será impossibilitado o envio do Formulário para as próximas etapas do Workflow, exibindo a mensagem configurada na Regra para o usuário, conforme exemplo abaixo;

                         

*É importante ressaltar que além deste exemplo, será possível configurar diversas Regras para os campos do Workflow.

 

 

Edição

• A segunda aba "Edição" permite a configuração dos usuários e grupos que terão permissão para editar a Webpart em questão. Nela definimos quais Usuários e Grupos poderão editar a Webpart.

 

Disponibilidade

A terceira aba "Disponibilidade" trata da disponibilidade dessa Webpart, que pode ser definida por usuário, grupo, tempo e etc., conforme descrevemos abaixo cada uma delas: 

• Disponível: Define se a Webpart estará visível ou não. 
• Usuários: A opção Todos disponibilizará a Webpart na tela inicial para qualquer pessoa que acessar a Intranet. Na opção Somente Logados, apenas os usuários que possuem cadastro no sistema poderão visualizá-la.
• Disponível por Período: Caso a Webpart em questão deva ser visualizada apenas por um tempo, como por exemplo, uma campanha sazonal.
• Exibir somente para Grupos ou Usuários: Esta permissão é semelhante à de edição, só que trata da visualização da Webpart . Uma Webpart pode ser visualizada apenas por um grupo, por um usuário ou por ambos, um grupo e um usuário específico.

*Exemplo de visualização do formulário Workflow com Item de atendimento em aberto na intranet

 

*Exemplo de visualização da aba Detalhes do formulário Workflow na intranet

 

Minhas Aprovações

 

• Em "Minhas Aprovações" é possível fazer a pesquisa de solicitações/formulários do workflow, pendente e finalizado.

• Área / Item: Permite pesquisar pelo título do formulário workflow;
• Data de abertura: Permite filtrar por um período especifico;
• Somente itens em que sou solicitante: Apresenta somente as solicitações abertas pelo usuário;
• Somente itens que eu faço parte da equipe: Apresenta somente solicitações em que o usuário faz parte do processo;
• Andamento dos itens: Permite filtrar entre formulários pendentes ou finalizados.