Esta Webpart permite o agendamento e gestão de reuniões realizadas na empresa. Através dela, é possível convocar usuários, gerir atas e pautas e consultar o histórico das reuniões realizadas. Para cadastrar a Webpart basta preencher os campos solicitados:
- Nome
- Cabeçalho
- Edição: Permite a configuração dos usuários e grupos que terão permissão para editar a Webpart em questão. Nela definimos quais Usuários e Grupos poderão editar a Webpart.
- Disponibilidade: Trata da disponibilidade dessa Webpart, que pode ser definida por usuário, grupo, tempo e etc., conforme descrevemos abaixo cada uma delas:
- Disponível: Define se a Webpart estará visível ou não.
- Usuários: A opção Todos disponibilizará a Webpart na tela inicial para qualquer pessoa que acessar a Intranet. Na opção Somente Logados, apenas os usuários que possuem cadastro no sistema poderão visualizá-la.
- Disponível por Período: Caso a Webpart em questão deva ser visualizada apenas por um tempo, como por exemplo, uma campanha sazonal.
- Exibir somente para Grupos ou Usuários: Esta permissão é semelhante à de edição, só que trata da visualização da Webpart . Uma Webpart pode ser visualizada apenas por um grupo, por um usuário ou por ambos, um grupo e um usuário específico.
Ao inserir esta webpart, ela será visualizada da seguinte forma:
Na imagem acima podemos perceber a lista de reuniões agendadas, que só possui uma reunião marcada para as 15h do dia de hoje. Caso exista mais de uma reunião agendada, existe a possibilidade de visualizadas através de um calendário na opção Mostrar Calendário, além das opções de Ver Próximas Reuniões e Ver Todas Reuniões.
Ao clicar no botão Novo Item, será possível criar uma nova reunião, obedecendo as seguintes opções:
- Título: Título da Reunião
- Local: Onde ela será realizada
- Data: Que ela acontecerá
- Hora Inicial: É definida apenas a hora de início da reunião. A hora de término é definida de acordo com a pauta e intervalos.
- Intervalos: Define a hora inicial e final do intervalo e o motivo do mesmo. Ex.: Coffebreak.
- Usuários Participantes: Seleciona na lista de usuários cadastrados na intranet quais irão participar da reunião.
- Usuários Participantes Externos: Caso a reunião possua participantes que não estão cadastrados na intranet (terceiros, por exemplo) eles podem ser adicionados para, posteriormente, acompanhar os encaminhamentos da reunião.
- Grupos Participantes: Inclui um grupo inteiro de usuários como participantes da reunião.
- Pautas: Área para cadastro de pautas, será explicado na sequência.
- Enviar convocação de reunião: Quando marcada, envia aos usuários participantes uma e-mail com a convocação para a reunião.
- Enviar ata de reunião: Quando marcado, envia a ata registrada na reunião.
Pautas
Na opção Pautas são cadastrados os assuntos que serão discutidos na reunião, para que, posteriormente, os participantes possam acompanhar suas pendências em relação as definições da reuniões, bem como, os resultados obtidos a partir dela.
- Título: Título da Pauta.
- Tempo: Tempo que a pauta será discutida na reunião.
- Status: Define o status atual da pauta entre “Em andamento” e “Concluída”
- Responsável: Define o usuário participante da reunião responsável pela pauta.
- Data de Conclusão: A data a qual a pauta foi encerrada.
- Ata: Descreve a ata relativa a realização da pauta em questão.
- Arquivo: Opção para inclusão de um arquivo anexo a pauta em questão.
Dentro de cada pauta devem ser inclusas ações decorrentes daquela discussão, cujo cumprimento tornará a mesma concluída. Abaixo veremos o procedimento para inclusão dessas ações.
- Ação: Descreve a ação a ser realizada.
- Responsável: Define o responsável pela realização da mesma.
- Status: Define o status atual da ação (Pendente, Andamento, Prorrogada, Concluída, Cancelada).
- Ação realização: Descreve o que foi realizado.
- Data Realizada: Define a data de conclusão da ação.
- Observações: Espaço para inclusão de informações a respeito da ação.
- Anexos: Área para inclusão de arquivos vinculados a ação.
Além de criar e gerir reuniões, também é possível consultar reuniões que um usuário já participou, controlar ações pendentes suas e de outros usuários. Todas estas ações são geridas através do menu disponível junto a aba de perfil do usuário, como mostra a imagem abaixo:
Consulta Reuniões
Nesta opção é possível consultar por qualquer reunião realizada que o usuário em questão tenha participado, possibilitando a aplicação de filtros de acordo com as opções disponíveis na criação da reunião, como mostra a imagem anterior.
Controle de Ações
Nesta opção é possível consultar as ações pendentes em que o usuário em questão foi definido como responsável, ou, caso seja um usuário administrador, as pendências de qualquer usuário do sistema. Além de consultar, é possível também enviar um e-mail para o usuário alertando a ele sobre estas pendências.
Minhas Ações
Aqui é possível verificas as ações especificamente relacionadas ao usuário que está realizando a pesquisa. A imagem acima mostra, inclusive, o resultado de uma pesquisa por ações com prazo pendente entre 09/04 e 11/04.
A partir do resultado da pesquisa, é possível editar a ação localizada, podendo encerrá-la, por exemplo.